Bekerja Efektif Ala Jepang!

Pernahkah anda merasa sulit mencari benda yang ingin anda gunakan? Atau pernahkah anda membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan dokumen di tumpukan meja kerja sendiri?  Atau apakah meja kerja anda penuh dengan dokumen yang penting dan sekaligus juga bercampur dengan kertas bekas? Bahkan pernahkah anda merasa kesal karena dimarahi atasan karena anda tidak bisa menyerahkan dokumen dalam waktu yang cepat?

Semua kondisi tersebut diatas tentu tidak akan terjadi jika kita secara rutin melakukan pengaturan dalam penyimpanan barang/dokumen. Jika anda pernah bekerja di perusahaan Jepang, tentunya istilah 5S sudah tidak asing lagi didengar karena dilakukan setiap hari.

Dalam konsep budaya perusahaan Jepang, dikenal konsep 5 S yang merupakan singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Jika diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia, konsep ini dikenal dengan konsep 5R yaitu Ringkas, Rapih, Resik, Rawat, Rajin.

1. Seiri atau Ringkas berarti memilah antara barang/dokumen yang dibutukan dengan yang tidak dibutuhkan. Pada proses ini dilakukan pemilahan, sehingga dokumen/benda yang berada di tempat kerja merupakan barang yang diperlukan/digunakan dalam proses kerja.
2. Seiton atau Rapih berarti meletakkan barang pada tempat yang seharusnya yang sudah ditentukan. Mengembalikan dokumen yang sudah digunakan pada tempat dan pada urutan yang sudah ditentukan.
3. Seiso atau Resik adalah menjaga kebersihan dari tempat kerja/alat kerja yang digunakan. Misalkan komputer, kalkulator, mesin, dll. Pekerja harus membersihkan alat bantu kerja setelah dipakai untuk siap digunakan esok hari.
4. Seiketsu atau Rawat berarti melakukan pemilahan, penyimpanan barang sesuai tempat seharusnya dan menjaga kebersihan alat bantu kerja dengan konsisten dan teratur.
5. Shitsuke atau Rajin adalah menerapkan konsep 5S secara keseluruhan dalam kehidupan sehari-hari.

Perusahaan Jepang melakukan pengaturan sendiri dalam menerapkan konsep 5S. Namun pada hakekatnya prinsip ini menjadi dasar dalam bekerja sehari-hari. Untuk divisi tertentu yang mengelola barang dalam cukup banyak seperti divisi warehouse, menerapkan 5S tidak hanya setiap hari sebelum mulai bekerja atau setelah selesai bekerja, namun mereka bahkan menjadwalkan 1 kali dalam 1 minggu selama 2 jam untuk 5S secara keseluruhan. Bahkan ada juga lho audit 5S di perusahaan Jepang! Salah satu alasan sistem ini diterapkan di perusahaan Jepang adalah karena kebersihan dan kerapihan tempat kerja merupakan tolak ukur dari kualitas kerja dan kualitas barang/jasa yang dihasilkan. Dan penerapan konsep ini merupakan salah satu aspek yang dilakukan oleh customer ketika melakukan audit customer.

Bagaimana dengan kita yang tidak terikat sistem kerja seperti di perusahaan Jepang? Untuk meningkatkan kualitas kerja, efisiensi waktu dan meminimalisir kesalahan, tidak rugi bukan jika kita bisa menerapkan konsep ini di tempat kerja kita juga?  (ECM)